Con l’approvazione definitiva della Legge di Bilancio 2025, sono state introdotte importanti novità in materia di tracciabilità delle spese di trasferta, che impattano sia sulla tassazione in capo ai percettori sia sulla deducibilità per le imprese e i datori di lavoro in genere, ivi incluse le Società e Associazioni Sportive Dilettantistiche.
Le nuove disposizioni sono entrate in vigore il 1° gennaio 2025.
Le nuove disposizioni si applicano ai redditi di lavoro dipendente e assimilati, ivi incluse le collaborazioni coordinate e continuative, di lavoro autonomo, nonché alle imprese, nella loro qualità di datori di lavoro, ai fini della deducibilità fiscale del costo.
I requisiti per l’esenzione del rimborso in capo al lavoratore delle spese documentate sostenute dal lavoratore in occasione di trasferte o missioni fuori del territorio comunale o all’estero sono con riguardo a: vitto, alloggio, viaggio e trasporto effettuato mediante autoservizi pubblici non di linea.
Non concorrono alla formazione del reddito del percettore – sia ai fini fiscali che previdenziali – SOLO se i pagamenti sono effettuati mediante:
– versamento bancario o postale;
– altri sistemi di pagamento tracciabili previsti dall’art. 23 D.Lgs. 241/1997.
I sistemi di pagamento che consentono di rispettare i requisiti previsti dalle nuove disposizioni sono pertanto:
– Carte di credito;
– Carte di debito (bancomat);
– Carte prepagate;
– Assegni bancari e circolari;
– App di pagamento via smartphone (collegate a IBAN);
– Telepedaggio (collegato a IBAN).
Deducibilità per l’impresa
Le spese in parola sostenute dalle imprese sono deducibili nei limiti previsti dalla normativa vigente solo se pagate con mezzi tracciabili. La disposizione si applica sia ai fini delle imposte dirette (Irpef – Ires) che Irap.
Le implicazioni pratiche e gli adempimenti necessari quindi che l’Azienda dovrà gestire saranno:
- aggiornamento delle travel policy aziendali;
- comunicazione tempestiva ai dipendenti delle nuove modalità operative;
- predisposizione di adeguati strumenti di pagamento (es. carte aziendali);
- revisione delle procedure di gestione note spese, predisporre sistemi di pagamento conformi e implementare le procedure di monitoraggio e controllo;
- elencazione della documentazione necessaria per il rimborso:
– fattura o altro documento fiscale;
– ricevuta del pagamento tracciabile (ad es. copia scontrino pos, indicazione del metodo di pagamento sulla fattura, copia e/c carta credito, ecc).
Conseguenze in caso di mancato rispetto della tracciabilità delle spese:
– assoggettamento del rimborso spese alle ritenute fiscali e alla contribuzione previdenziale;
– indeducibilità della spesa per l’azienda.